«Guarda, per noi Excel va più che bene. Ci abbiamo dentro tutto: le pratiche, i fornitori, i costi, le scadenze. Non ci serve un gestionale, sarebbe una spesa in più.» Me lo ha detto Alessandro, trentotto anni, figlio di un titolare storico di una piccola agenzia funebre in Emilia. È il “digitale” della famiglia, quello che ha modernizzato il modo di lavorare. Ha ragione a essere orgoglioso del suo Excel: è meglio della vecchia carta. Il problema è un altro. Excel non è, e non è mai stato pensato per essere, il centro operativo di un’agenzia funebre.
Perché sembra funzionare
Chi difende Excel come gestionale ha ragione su un mucchio di cose. E non lo dico per fare il diplomatico.
Prima di tutto è flessibile. Se ti serve una colonna in più la aggiungi. Se serve un calcolo diverso, scrivi una formula in dieci secondi. Nessun software commerciale ti dà questa libertà: hanno campi predefiniti e per cambiarli devi chiamare l’assistenza, aspettare, magari pagare uno sviluppo.
Poi c’è il costo. L’abbonamento Microsoft 365 lo hai già, o dovresti averlo per la fatturazione elettronica. Zero da tirare fuori in più. E lo sanno usare tutti: anche il commercialista, anche la nuora che ogni tanto dà una mano in ufficio.
Aggiungici che non c’è nessun vendor lock-in. Il file .xlsx è tuo. Domani lo porti dove vuoi. Prova a farlo con un gestionale proprietario, e vedi cosa succede.
Sono argomenti veri, questi. Il fatto è che valgono finché sei tu solo davanti al file. Cambia tutto appena diventate due. E crolla del tutto quando siete in cinque.
Il momento in cui due persone lo aprono insieme
Prova a fare una cosa. Apri il tuo Excel condiviso da due postazioni contemporaneamente. Scrivi qualcosa in due celle diverse. Salva.
Se sei fortunato ti compare un messaggio di conflitto, e ti chiede quale versione tenere. Nove volte su dieci va peggio: la seconda persona che salva sovrascrive quello che ha fatto la prima, senza nessun avviso. La cronologia versioni su Drive c’è, sì. Ma nessuno la va mai a controllare finché non è troppo tardi.
A un titolare che conosco a Rovigo è successo così: martedì pomeriggio la sua responsabile amministrativa aveva aggiornato una decina di righe con le fatture chiuse. La sera stesso il figlio, dallo stesso file, aveva modificato la parte dei preventivi. Il giovedì il file era corrotto, e la versione buona era quella di due giorni prima. Quattro ore di lavoro perse. Non è una tragedia, chiaro. Ma capita almeno una volta a semestre in ogni agenzia che usa Excel a più mani.
Il problema qui non è Excel. Excel fa esattamente ciò per cui è nato: essere un foglio di calcolo per una persona sola. La collaborazione seria richiede un altro tipo di strumento.
Le formule che nessuno ricorda più come funzionano
Ogni Excel gestionale ha una data di scadenza. Non è scritta da nessuna parte. Ma esiste.
Coincide con il giorno in cui la persona che ha costruito le formule lascia l’agenzia. O va in pensione. O semplicemente si dimentica come funziona la formula che ha scritto nel gennaio del 2019. Parlavo con un titolare a Cividale poco tempo fa: mi mostra il suo Excel, apre un tab con VLOOKUP nidificate, prova a spiegarmi la logica. Si ferma. «Aspetta, non me lo ricordo più. L’aveva fatto Enrico prima di andarsene. Ora quando si rompe qualcosa non sappiamo cosa toccare.»
Il file di Alessandro (torniamo a lui) è arrivato a ventitré tab collegati. Formule che pescano da un tab all’altro. Basta cambiare un nome fornitore in una cella, e tre tab dopo salta un totale, e nessuno capisce perché. La modulistica funebre che dipende da quei dati inizia a stampare valori sbagliati. Poi la stampi lo stesso, ovviamente. Nessuno controlla riga per riga.
Quel file, dopo tre anni, ha smesso di essere uno strumento. È diventato un debito.
La versione giusta è sempre quella dell’ultima persona che ha salvato
Terzo punto, quello più insidioso perché non lo vedi finché non ti serve. In Excel non c’è nessun controllo delle versioni strutturato. Su Drive o OneDrive c’è la cronologia, sì, ma è pensata per documenti singoli: recupera versioni per data e ora, non per campo modificato.
Domanda semplice. Chi ha modificato l’importo del preventivo Bianchi il 12 marzo? In un gestionale serio la risposta la trovi in due click, con nome utente e data. In Excel non c’è verso. C’è solo il file salvato al momento X, con dentro tutto quello che era cambiato fino a lì. Chi ha fatto cosa, mistero.
È un problema pratico e organizzativo insieme. Pratico perché se qualcosa va storto non puoi risalire alla causa. Organizzativo perché non puoi delegare in modo strutturato: devi fidarti che tutti abbiano lavorato bene, senza modo di verificare. In un’agenzia di due persone regge. In una di cinque, con uno stagista che cambia ogni sei mesi, non regge più.
È il momento in cui ti rendi conto che Excel non è (e non è mai stato) pensato per essere il posto in cui vive la tua agenzia.
Cosa fare invece
E ora la parte scomoda. Non ti sto dicendo di buttare via Excel. Excel è ottimo per un mucchio di cose: fai un’analisi ad hoc dei margini, ti calcoli il budget di un servizio complesso, ti tiri un report per il commercialista. Su queste cose regge, e regge bene.
Il punto è che non è la spina dorsale su cui appoggiare l’operatività di un’agenzia. Un servizio funebre coinvolge quattro-cinque attori diversi (defunto, familiari, fornitori, cimitero, INPS), decine di documenti, scadenze incrociate. Roba che ha una struttura sua, che va rispettata con uno strumento fatto apposta. Che sia il nostro gestionale cloud pensato per il settore o un altro tra quelli sul mercato, poco importa. L’importante è che sia stato progettato per fare quello. Non un foglio di calcolo che qualcuno, tre anni fa, ha reinterpretato come tale.
